身為一個HR，常常會遇到同事把工作證、暫住證、登記暫住等證件名詞搞混，所以有時候辦證前，都須要先跟同事溝通清楚些證件的辦理目的、功用是什麼，以免造成誤會。
本文中，我會介紹外派時最常會碰到幾種證件(或文件)：商務邀請函、入境許可函、商務簽證、工作證、工作簽證、暫住證、登記暫住。希望外派中、預計外派、或是短暫出差越南的夥伴們，可以一次搞懂這些外派越南證件之間的差異，而不會混淆在一起。
商務邀請函+入境許可函
就是你人還不在越南時（可能在台灣、中國、德國等其他國家時），在越南的公司會向越南政府申請「商務邀請函」，說明需要邀請你這樣的專家到越南境內洽公，並為你做擔保（如果你犯法或亂搞，越南政府就會找擔保你進來的公司問罪）
而越南境管局收到此函後，會回復一份「入境許可函」給公司，接著公司就會把入境許可函發給你，請你或是代辦去越南駐台辦事處辦理越南簽證。
所以這二個函文，基本上是公司、政府機關之前的往來函文，並非你的個人證件，但需要有這些函文，你初次要入境越南的商務簽證才可以辦理。
商務簽證
當你拿到公司給你的入境許可函後，要把這個文件給代辦旅行社，讓他們幫你去越南駐台辦事處轉辦成「商務簽證」，有這個商務簽證你才能入境越南。通常HR會幫你辦理三個月多次簽證（摳一點的公司可能只會辦三個月單次）。你的商務簽證上面，顯示的類別會是DN(Doanh Nghiệp)，在越文裡面就是企業/商務的意思。
原則上持有商務簽證不能長期在越南工作，必須要想辦法取得工作證後，並將商務簽證轉成勞動簽證(LD；後面會提到）才行。
工作證
當你入境越南並在越南的公司報到後，公司HR通常就會開始幫你辦理工作證，有關工作證辦理相關的流程，我有另外寫一篇文章詳細說明流程與需備文件，需要可以參考看看：外國人辦理越南工作證流程大公開-在越HR的實務辦理指南
公司HR幫你辦理工作證完成之後，這個工作證通常會由公司保存，以免政府單位來查核時，公司手邊沒有資料可以提供合法證明。所以基本上這個文件你不會留存，除非有必要（例如你要匯款越南領的薪資回母國）才會跟公司索要。但公司為了避免正本遺失，所以不會給你正本。不過不用擔心，可以跟公司申請將複印本拿去公證，跟正本一樣具有效力。
工作簽證
當公司幫你辦完工作證，正常來說會幫你辦理二年的暫住證。但如果你是中國籍，而且使用新版E字頭電子護照，則會因為該版護照內頁的地圖水印中，印製了包含南海爭議海域的「九段線」，導致越南政府不願意發暫住證給你（在2025年又開始開放辦理了)，於是只能幫你辦理效期最長為一年的工作簽證（種類為LD，意指 Lao Động 工作）。
這種情況下，你會持有這個工作簽證在你身邊，出入境的時候就是用這個簽證給海關看。
暫住證
延續上面說的，如果公司幫你辦完工作證，你的護照如果沒有政治敏感問題，理論上就可以辦理暫住證，效期為二年（跟工作證效期一樣）。有了這張小藍卡，你出入境的時候給海關看護照跟小藍卡就好，非常方便。你的暫住證，如果是因為有了工作證才辦理，那麼類別會是LD2；如果你屬於工作豁免的類別，就會屬於LD1。
但因為它的體積小，也很容易遺失。建議用迴紋針夾在護照裡面，比較不容易掉。
登記暫住（Khai báo tạm trú）
是指外籍人士在越南停留或居住期間，依法向所在地公安機關（派出所或出入境管理局）申報居住地址的行政手續。
而申請暫住證，就需要有登記暫住的證明，也就是暫住登記確認單
所以這些外派人員常用證件，大家可以分清楚了嗎？若有問題可以留言給我，謝謝大家～